Az alábbiakban azonban adunk néhány hasznos tanácsot: ha ezt a checklistet vesszük alapul a szervezés során, akkor már nem tévedhetünk nagyot.
Az első lépés: a költségvetés kialakítása
Mielőtt bármit is csinálnánk, elkerülhetetlen, hogy összeállítsunk egy költségvetést, hiszen a pénz az, ami az összes további döntésünket befolyásolni fogja. Határozzuk meg, hogy milyen kiadásaink lesznek, és ezeket lehetőleg osszuk kategóriákra! Ezután már „csak” arra kell figyelnünk, hogy minden esetben a kereten belül mozogjunk, így elkerülhetjük, hogy aránytalanul oszlassuk el a rendelkezésünkre álló összeget. Ha úgy látjuk, hogy a pénzünk nem lesz elég, itt az idő, hogy megpróbáljunk szponzorokat keresni – vagy lejjebb adni az igényeinket.
Lássuk tisztán a célunkat!
Amennyiben rendezvényt szeretnénk szervezni, akkor biztosan alapos okunk van rá – nem árt azonban ezt tudatosítani is. Tehát határozzunk meg egy konkrét, végső célt az eseményünkhöz: ez lehet adománygyűjtés, társasági esemény vagy vállalati visszavonulás. Ez segít abban, hogy az esemény fontos részleteire összpontosíthassunk, hiszen a célunk befolyásolja a helyszínválasztást, az időpont kitűzését de még az említett szponzorok megszerzését is.
Nem kezdhetjük túl korán a tervezést
Kezdjük el már jó előre a rendezvény előkészítését és megtervezését, hiszen ez több szempontból is fontos. Először is azért, mert nekünk könnyebb dolgunk lesz, ha nem hirtelen, kapkodva kell intézkedni a legfontosabb kérdésekben. Másodszor, ha időben értesítjük a potenciális érdeklődőket, akkor nagyobb esélyünk van arra, hogy telt házas legyen az eseményünk. Harmadszor pedig így sikerülhet lefoglalni a legideálisabb helyszínt, a legmegbízhatóbb beszállítókat vagy épp a leginkább kedvelt előadókat. A korai tervezés ráadásul segíthet a lehetséges problémák azonosításában, a megoldások megtervezésében és a rendezvény sikeres lebonyolításában.
Mindent foglaljunk írásba!
Ha rutinos szervezők vagyunk, és már sok-sok éve működünk együtt ugyanazokkal a beszállítókkal, fotósokkal, rendezvénybiztosítással foglalkozó cégekkel vagy akár előadókkal, akkor sem legyinthetünk az írásos szerződésekre. Amennyiben pedig még csak az első eseményünkön dolgozunk, semmiképp se bízzuk a véletlenre, mindenről legyen bizonyítékunk! A szerződéskötéskor mindenképp állítsunk fel szabályokat: például részletesen foglaljuk bele, hogy mi történik, ha a rendezvényünk előtt vagy annak során valamilyen változás történik a szolgáltatásban. Térjünk ki a késedelmi díjakra, költségekre és a pontos hatáskörökre, kötelezettségekre is!
Rendezvénybiztosítás, az egyik leglényegesebb elem
Ha már szóba került: mindenképpen fordítsunk kellő figyelmet arra, hogy az esemény biztonságos körülmények között tudjon folyni. Ehhez a legjobb egy erre specializálódott cég segítségét kérni. Ha a rendezvénybiztosítók valóban profik, akkor az általunk közölt paraméterek – például a rendezvény helyszíne, mérete, célja – alapján pontosan tudni fogják, hogy milyen felszereléssel, tervvel érkezzenek. Nincs lényegesebb annál, mint hogy a vendégeink biztonságban legyenek, ezért ez egy kulcsfontosságú pont!
Promotáljuk az eseményünket!
Mindegy, hogy mennyire szuper az ötletünk és hogy mennyire flottul terveztük meg az egész eseményt – ez még önmagában nem garancia arra, hogy sokan el is jönnek rá, hiszen ezért tennünk kell! Már az esemény előtt néhány hónappal – az esemény típusától függ, hogy mennyivel előre érdemes elkezdeni – foglalkoznunk kell a marketinggel. Használjunk sokszínű marketingmixet, de azért szabjuk azt a célközönségünkre! Alkalmazhatunk citylightokat, közösségimédia-hirdetéseket, influenszermarketinget vagy akár tévés reklámot is, attól függően, hogy a potenciális vendégeinket hol érhetjük el.
Tervezzük meg a programot!
Ha már van egy célunk, helyszínünk és időpontunk, akkor itt az ideje, hogy konkrét programokat is leüssünk, hiszen ezek lesznek azok, amelyek bevonzzák majd a vendégeket. Gondoljuk át, mit szeretnénk beépíteni az esemény napirendjébe! Egy szakmai konferencia esetén célszerű lehet egy vitaindító előadót meghívni, workshopokat vagy szakmai kiállításokat tartani. Ezeket már jó előre látnunk kell nagy vonalakban, de a finomhangolással – például a pontos időponttal vagy a részletesen kifejtett témával – még ráérünk foglalkozni. A lényeg, hogy a vendégek nagyjából tudják, hogy mire számíthatnak, ha eljönnek.
Kérjünk visszajelzést!
Általános szabály a rendezvényszervezés terén, hogy mindig van hová fejlődni – és ezt csak akkor tudjuk megtenni, ha tisztán látjuk azt, hogy hol hibáztunk. Ebben bátran kérhetjük a résztvevők segítségét: az esemény végeztével küldjünk körbe egy kérdőívet! Ebben a vendégek elmondhajták, hogy mi az, ami kifejezetten tetszett nekik, vagy hogy mit csinálnának másképp. Ugyanezt a személyzettel és a beszállítókkal is megtehetjük, ha szeretnénk biztosra menni, és a jövőben még jobb rendezvényeket életre hívni.
(x)
