Számlák, igazolások, riportok, értesítések: egy szervezet naponta akár több száz dokumentumot is előállíthat. Ezek hitelesítéséhez azonban nem feltétlenül arra van szükség, hogy egy vezető minden egyes iratot személyesen elektronikusan aláírjon. Ha elsősorban azt kell igazolni, hogy a dokumentum az adott szervezettől származik és tartalma nem változott, az elektronikus pecsét lehet a megfelelő eszköz.
A FlintSign minősített elektronikus pecsételési szolgáltatása manuális és automatizált folyamatokban egyaránt használható.
Mi a különbség az e-aláírás és az e-pecsét között?
A minősített elektronikus aláírás természetes személyhez kötődik. Az elektronikus pecsét ezzel szemben jogi személyhez vagy szervezethez kapcsolódik.
Az eIDAS alapján a minősített elektronikus pecséthez vélelem kapcsolódik az adatok sértetlenségére és a pecséttel összekapcsolt adatok eredetének helyességére. Ezért különösen jól használható rendszeresen kibocsátott szervezeti dokumentumoknál.
Mikor érdemes automatizálni?
Nagy dokumentummennyiségnél jelentkezik igazán az elektronikus pecsét előnye. A FlintSign pecsételése API-n keresztül is elérhető, így vállalati rendszerekhez integrálható, és tömeges hitelesítésre is használható.
Így egy pénzügyi vagy ügyviteli rendszerben létrejövő igazolás vagy riport automatikusan kaphat elektronikus pecsétet. A felhasználónak ilyenkor nem kell minden fájlt külön megnyitnia és hitelesítenie.
A Patika Egészségpénztár esettanulmánya konkrét példát ad arra, hogyan építhető be az automatizált digitális hitelesítés egy meglévő ügyviteli rendszerbe.
Aláírás vagy pecsét?
A döntő kérdés az, hogy egy konkrét ember jognyilatkozatát kell-e igazolni, vagy elsősorban a dokumentum szervezeti eredetét és sértetlenségét. Az aláírás, pecsét és időbélyeg különbségeit ezért érdemes már a digitalizáció tervezésekor tisztázni.
Nagy dokumentummennyiségnél tehát sokszor nem az a kérdés, hogyan írhat alá valaki gyorsabban száz iratot, hanem az, hogy valóban szükséges-e mind a százhoz személyes aláírás.
(x)
