Számos más területhez hasonlóan az újságíró szakma is döntő változásokon ment keresztül az elmúlt évtizedekben. Ma már egyáltalán nem ritka, hogy az újságíró szabadúszó, egyéni vállalkozó, így több lapnak is dolgozik egyszerre. A számlázós munkavégzés sok előnnyel jár, a számlázás viszont macerás lehet – éppen ezért most ebben segítünk az érintetteknek.
Kezdjük az alapokkal!
A nulladik lépés természetesen a cégalapítás, amire újságíróként is több lehetőségünk van. A leginkább kézenfekvő választás az egyéni vállalkozás indítása, emellett azonban a kft., illetve annak alternatív változata, az egyszemélyes kft. is szóba jöhet. A számlán kötelezően feltüntetendő adatok szempontjából nincs nagy különbség a két megoldás között.
Kötelező elemnek számít a számla kiállítójának a neve, címe és adószáma, egyéni vállalkozásnál pedig a nyilvántartási számot is szerepeltetni kell. Nem hiányozhatnak a vevő adatai sem: név, cím és a belföldi adóalany adószáma. Arra is ügyeljünk, hogy a számla dátumozva legyen, illetve mindenképp kerüljön rá a sorszáma, ami az egyedi azonosítást szolgálja.
Meg kell neveznünk azt is, hogy mi az értékesített termék vagy újságírás esetében szolgáltatás, és annak mekkora a mennyisége és nettó egységára. Utóbbi kapcsán dönthetünk úgy is, hogy a termék természetes mértékegységben nem kifejezhető. Végül kerüljön rá a számlára a nettó, azaz adó nélküli végösszeg, valamint az ÁFA százalékban és összegszerűen is kifejezve (kivéve, ha adómentesek vagyunk, amit külön jelölni kell a számlán).
Bár nem kötelező elem, nem árt, ha ráírjuk a számlára, hogy mi a fizetési határidő, és milyen módon várjuk a számla teljesítését: átutalással vagy készpénzes rendezéssel. A termékek/szolgáltatások statisztikai besorolási száma (VTSZ/TESZOR) szintén elhagyható, de sok megrendelő ragaszkodik hozzá. Lehetőségünk van megjegyzést is tenni a számlához, ahova például a kapcsolattartó neve vagy más fontos információ kerülhet.
Számlázási szabályok és jogszabályok
Azzal talán nem mondunk újat, hogy a vállalkozóként végzett munkánk után minden esetben számlát (bizonylatot) kell kiállítanunk. A törvény ezt úgy fogalmazza meg, hogy „Az áfaalany […] köteles számlát kibocsátani a belföldön és ellenérték fejében teljesített termékértékesítéséről, szolgáltatásnyújtásáról a termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője számára, ha az tőle eltérő más személy vagy szervezet”.
Ne tévesszen meg minket az áfaalany kifejezés: újságíróként akkor is annak számítunk, ha esetleg egyéni vállalkozóként alanyi adómentességet választottunk. A számlaadási kötelezettségünk tehát ilyenkor is ugyanúgy fennáll. Törvény írja elő azt is, hogy a teljesítéstől számított 8 napon belül állítsuk ki a számlát. Ez alól a készpénzes kiegyenlítés képez kivételt, mert akkor azonnal számlát kell írnunk.
Az írnunk szó persze csalóka, mert napjainkban a teljes folyamat történhet elektronikusan. Sőt, a jogszabály azt mondja, hogy olyan programot használjunk a számlázáshoz, amely képes elektronikus számlák kiállítására és fogadására. Az így létrejött számlát pedig hitelesíteni kell, amit szerencsére a legtöbb program automatikusan elvégez.
Ha kiállítottuk a számlát, akkor azt meg is kell őriznünk, méghozzá öt kerek évig. Ügyeljünk arra, hogy az öt év ebben az esetben naptári évet jelent. Tehát ha kiállítunk egy számlát 2024. május 1-én, akkor azt 2029. december 31-ig kell megőriznünk. Nem maradhat el az adatszolgáltatás a NAV irányába sem. Az új törvények szerint elektronikus úton kell adatot biztosítanunk az adóhatóságnak, méghozzá minden egyes kiállított számláról.
A számlánknak összhangban kell lennie az újsággal, magazinnal, azaz megrendelővel kötött szerződéssel. Nem számlázhatunk olyan tevékenységet, amiről nem állapodtunk meg írásban, és tartanunk kell a számlázási gyakoriságot is. Mivel újságíróként jellemzően megbízási szerződéssel dolgozunk, ezért teljesítési igazolást (röviden: TIG) is írnunk kell a számla mellé. Ezzel a dokumentummal a megbízó elismeri, hogy a megbízott az elvállalt munkát a szerződésben foglaltaknak megfelelően hajtotta végre.
Vegyünk igénybe segítséget!
Ahogy a cégalapításba sem vágnánk bele egyedül, úgy a számlázás esetében is támaszkodhatunk segítségre. Első körben egy számlázóprogramra, ami rengeteg terhet levesz a vállunkról. Egy ilyen szoftverrel azonnal teljesítjük az elektronikus számlákra vonatkozó követelményeket, és az adatszolgáltatás is automatikusan történik. Persze csak akkor, ha megbízható, a NAV elvárásainak megfelelő szoftver mellett döntünk.
Egy számlázó a mindennapokat, a számlák kiállítását is megkönnyíti. Általában okos súgóval vannak felszerelve, és azonnal jeleznek, ha úgy gondolják, hogy hibáztunk a számla kiállításánál. Arra is módunk nyílik, hogy sablonszámlákat hozzunk létre, és ezeken módosítsuk a megfelelő mezőket, amikor új bizonylatot készítünk. Így egyrészt gyorsabb lesz a számlázás, másrészt csökken a hibázás lehetősége.
Bár a modern eszközöknek hála nem nagy ördöngösség a jogszabályoknak megfelelő számlát kiállítani, az indulásnál érdemes könyvelő tanácsát is kikérni. Egy szakember felhívhatja a figyelmünket a buktatókra, és elmondhatja, hogy a mi cégformánknál mik a számlázás speciális szabályai.
(x)
